Een onvergetelijke presentatie
Stel je moet een presentatie geven om de inzichten uit je onderzoek of analyse met anderen te delen. Hoe zorg jij er dan voor dat jouw presentatie en dus jouw inzichten onvergetelijk worden voor je publiek? Hier geef ik je de 10+1 tips uit mijn inspiratiesessie:
“10+1 data visual storytelling tips om je presentatie onvergetelijk te maken”.
De tips die ik laat zien, zijn onder te verdelen in drie groepen. Als presentator moet je er voor zorgen dat de informatie:
- makkelijk in het hoofd kan komen
- daar eenvoudig verwerkt kan worden
- en daarna, flink blijft plakken
Hieronder staan de 10 + 1 tips. Voorzien van achtergrondinformatie en soms met links naar nog meer tips, bronnen of de onderzoeken waar ze vandaan komen.
Met deze inspiratiesessie werd ik de winnaar van het online evenement Road to MIE in 2021. Deze sessie versloeg 60 andere online inspiratiesessies.
Als gevolg van deze winst was de inspiratiesessie ook live te zien op Best of MIE. Ook live waren er veel enthousiaste reacties bij het publiek. Zowel tijdens als na afloop van de sessie.
Tip 1 Begin Energiek
Begin je presentatie vol energie en met enthousiasme. Daarmee zorg je er voor dat het publiek vanaf het begin zal opletten. Begin je twijfelend of sloom, dan heb je kans dat ze in het geval van een live presentatie afgeleid zijn en op hun telefoon gaan kijken. Bij een online presentatie is het nog erger, ze loggen uit. Als je publiek eenmaal is afgehaakt, dan wordt het heel moeilijk of zelfs onmogelijk, om je inzichten alsnog te delen.
Tip 2 Maak contact met je publiek
Houd contact met je publiek is een belangrijk voor presentaties. Live sta je in de zaal naast of onder het scherm met je presentatie. Met je gezicht richting de zaal. Door de zaal in te kijken zie je of je informatie over komt, of dat je nog wat moet bijsturen. Bij online presentaties zie je helaas de presenter helemaal niet terwijl de slides gedeeld worden. Of, als je ze ziet, dan is het vanuit een rare hoek, omdat de camera niet voor, maar naast de spreker staat.
- Tip 1: Investeer bij online presentaties in een goede camera
- Tip 2: Zet de camera recht voor je.
- Tip 3: Kijk bij het presenteren recht in de camera
- Tip 4: Onderzoek eens de mogelijkheden om bij online presentaties de spreker en de slides tegelijk te delen. (zie ook het grijze kader).
Wist je trouwens dat je als je tijdens een online presentatie heeft recht in je camera kijkt, iedereen in het publiek tegelijkertijd het gevoel heeft recht aangekeken te worden. Dat lukt je live niet.
In deze video laat ik zien hoe je een videosignaal en je slides tegelijkertijd kunt delen met behulp van gratis software. Daarmee kun je ook tijdens het presenteren oogcontact het publiek blijven aankijken.
Tip 3 Start met WOW in je presentatie
Begin energiek als spreker én begin met een WOW effect in je presentatie. Met WOW bedoel ik iets dat de aandacht trekt van het publiek. Het maakt niet helemaal uit hoe: Je kunt een video gebruiken, een visuele grap tonen of een bijzonder effect op je slides toepassen. Zorg er in ieder geval voor dat wat je laat zien, vooral de nieuwsgierigheid van het publiek prikkelt.
De intro die ik tijdens Road to MIE gebruikte heb ik gefilmd. Het WOW effect is dat wat lijkt om mijn achtergrond een gordijn lijkt te zijn dat opent. Gevolgd door een verassende animatie met letters.
Zowel het gordijn als de animatie daarna zijn trouwens volledig in Powerpoint gemaakt.
Tip 4 Gebruik visuele signalen om je publiek te sturen
Hoe duidelijker jij je publiek stuurt naar de belangrijkste onderwerpen op het scherm, hoe makkelijker je hun aandacht kunt sturen naar de punten die jij belangrijk vindt. Als ontwerper van een slidedeck bepaal jij waar de kijkers naar zullen kijken. Hiervoor kun je gebruik maken van diverse elementen zoals de Pre Attentive Attributes en Gestalt principes.
Een aantal componenten staat hierboven, in mijn trainingen zal ik je er nog veel meer over vertellen.
Tip 5: Gebruik een donkere achtergrond
De achtergrondkleur van je slides heeft veel invloed op je publiek, zowel live als online. Witte slides zijn veel vermoeiender voor de ogen dan slides met een donkere achtergrond. Natuurlijk wil jij als spreker je publiek niet vermoeien, maar ze juist alert houden. Gebruik dus bij voorkeur donkere achtergronden. Omdat mensen wel twee keer zullen nadenken voordat ze donkere slides gaan printen, ga je ook daar indirect een positief effect zien. Minder zinloos geprint en naderhand weggegooid papier.
Tip 6: Tekst slide
Beperk de hoeveelheid tekst die je gebruikt in je presentatie zo veel mogelijk. Want:
- Het publiek leest sneller dan jij kan vertellen.
- Als het publiek leest, luisteren ze niet naar jou.
Als je denkt jouw publiek toch liever leest dan luistert, dan kun je beter een memo sturen dan een presentatie geven.
Mocht je tekst willen gebruiken omdat je het slidedeck ook wilt delen met mensen die niet aanwezig waren, of wil je het gebruiken als naslagwerk. Maak dan een apart document, zoals deze pagina. Of type de tekst die je vertelt in de notities van je slidedeck en zorg dat dat onderdeel wordt van je PDF.
Tip 7: Foto slide
Wil je foto’s gebruiken in je presentatie, gebruik dan bij voorkeur beeldvullende foto’s. Dat maakt veel meer impact dan een losse foto op een slide. Als je foto’s gebruikt, zorg er dan voor dat je rekening houd met de “regel van derden”. Deel je foto horizontaal en verticaal in drieën. Als jij er voor zorgt dat er op de snijpunten van de lijnen in de foto iets interessants staat, dan trekt dat de aandacht. Zoals in de foto hierboven, de ogen van de man op die plek zitten.
Meer over de regel van derden:
https://vinkacademy.nl/fotografietips/compositie-de-regel-van-derden-de-gulden-snede-en-het-verschil/
Voor mijn eigen presentaties maak ik graag gebruik van Unsplash.com voor beeldvullende foto’s. Mooie foto’s, goed doorzoekbaar en gratis!. https://unsplash.com/
Deze foto’s herken je vast wel:
https://unsplash.com/photos/0gkw_9fy0eQ
https://unsplash.com/photos/bzdhc5b3Bxs
Tip 8: Creatieve grafieken
Om je inzichten te delen, ga je natuurlijk ook grafieken gebruiken. Ondanks dat ze een van de belangrijkste onderdelen van je presentatie zijn, wordt er helaas maar beperkt over nagedacht. Het is al te vaak een kopie van de grafiek uit het onderzoek. Dat een grafiek die werkt in een analyse of in een dashboard, niet per se goed is voor een presentatie zie je op de grafiekenposter van Chart.Guide (zie grijze vlak hieronder).
Uit onderzoek is gebleken dat grafieken die voldoen aan het stempel “less is more”, iets beter leesbaar zijn, maar minder goed onthouden worden dan grafieken die elementen van ChartJunk hebben. Let wel, ook in een presentatie zijn afgeknipte Y-assen, dubbele Y-assen en 3D effecten misleidend. Deze moeten dus ook hier vermeden worden.
Het onderzoek over ChartJunk in grafieken: Useful Junk? The effects of visual embellishment on comprehension and memorability of charts door Scott Bateman, Regan L. Mandryk, Carl Gutwin, Aaron Genest, David McDine, Christopher Brooks
Zie ook https://eagereyes.org/criticism/chart-junk-considered-useful-after-all
Tips voor het kiezen van de Perfecte Grafiek voor presentatie staan op de grafiekenposter van dePerfecteGrafiek. De PDF is gratis te downloaden via Chart.Guide. In het Nederlands en het Engels.
Op de poster ook specifiek aandacht voor grafieken die zeer geschikt zijn voor presentaties, zoals de picto grafiek (zie volgende tip).
Tip 9: Picto grafieken
Picto grafieken zijn grafieken waarbij iconen gebruikt worden in plaats van staven. Zeker als je je onderwerp goed kunt vertalen in beeld. Deze techniek heet IsoType visualization.
Het gebruik van de iconen versterkt het verhalende element in de data en het zorgt er voor dat je publiek het beter zal onthouden. Dit is wederom uit onderzoek gebleken. In sommige gevallen is het ook nog eens beter leesbaar.
Het onderzoek: ISOTYPE Visualization: Memory, Performance, and Engagement door Steve Haroz, Robert Kosara, Steve Franconeri
Zelf een Pictografiek maken in Excel of Powerpoint? Binnen anderhalve minuut leg ik je in de video uit.
Daarna kost het je voortaan zelf slechts 30 seconden meer tijd, dan het maken van een gewone staafdiagram.
Tip 10, Herhaling
Herhaal de belangrijkste punten uit je presentatie aan het eind. Te simpel voor woorden, maar het werkt wel. Zorg dat je publiek, vlak voordat ze de zaal uitgaan (of uitloggen), nog een keer de belangrijkste inzichten of tips te horen krijgen.
Bonus tip: Voeg een beetje magie toe aan je slides.
Het toevoegen van een vleugje magie aan je slides heeft meerdere voordelen. Je visuele verhaal wordt er krachtiger van. Je publiek blijft beter opletten en zal dus de informatie beter opnemen. En ze zullen graag terugkomen bij een volgende sessie, omdat jij ze weet te vermaken.
Tot slot, ook zeker belangrijk: het maakt je werk leuker! Om je presentatie te maken, en ook om hem te geven. De reactie van het publiek op de magie blijft fantastisch om te zien en verveeld nooit.
Zelf ook een onvergetelijke presentatie maken?
Wil je de sessie een keer live zien of leren hoe je deze tips het beste kunt toepassen, neem dan contact met me op. Ik kom graag langs, op locatie, of online. Dan leg ik je het waarom van deze tips uit en ook hoe je dat uitvoert en toepast op je eigen presentaties. Zodat ook jouw verhaal onvergetelijk gaat worden voor je publiek.
De inspiratiesessie “10 + 1 data visual storytelling tips voor een onvergetelijke presentatie” was de winnaar van Road to MIE in 2021. Met een 8,92 uit ruim 100 beoordelingen was het de beste van bijna 60 sessies op het gebied van Insights, Data Analytics en Data Science.
Als gevolg daarvan was hij ook live te zien op Best of MIE, waar er opnieuw veel enthousiasme was bij het publiek. Zowel tijdens als na afloop van de sessie.